LA COMMUNAUTE CNES VAL’AÏGO recherche son gestionnaire des assemblées et secrétariat de direction (H/F)

Poste  CDD temps complet, à pourvoir le : 01/09/2022

Poste basé en mairie de Villemur sur Tarn

Descriptif de l’emploi :

Sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service, vous avez pour mission la préparation et le suivi des séances des assemblées. Vous travaillez en binôme et également en lien et de façon générale avec l’ensemble des services.

Profil recherché :

• Fonction Publique Territoriale, catégorie C, cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
• Formation en assistanat de direction ou équivalent,
• Connaissances en droit public, notamment en droit administratif,
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale,
• Très bonne maîtrise de l’environnement territorial.
• Disponibilité et sens du service public.
• Expérience sur poste similaire en collectivité territoriale fortement souhaitée,
• Niveau d’étude : BAC, BAC +2

Savoir-faire :

• Savoir transmettre des documents informatiques lourds
• Savoir organiser et planifier son travail
• Savoir respecter des délais
• Maîtrise de l’écrit administratif, de la rédaction et de la mise en forme des documents
• Connaissance de l’environnement et du cadre juridique liés au fonctionnement des collectivités territoriales
• Capacité à rendre compte de l’activité
• Aptitude à travailler en autonomie et à faire preuve d’initiative, en concertation avec la hiérarchie,
• Capacité à restituer l’information
• Maîtrise indispensable des outils bureautiques (suite Office), aisance numérique, et appétence pour les nouvelles technologies, progiciels et organisations de travail digitales,
• Qualités rédactionnelles confirmées.
• Maîtrise de la grammaire et l’orthographe françaises

Savoir-être attendu :

• Discrétion professionnelle et obligation de réserve professionnelle,
• Sens du travail en équipe,
• Sens de l’organisation, rigueur, réactivité, capacité à prioriser et à gérer l’urgence et les pics d’activités en fonction des nécessités de service,
• Capacité d’analyse, d’anticipation et de concentration,
• Qualités relationnelles et d’écoute, capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
• Qualités relationnelles et sens du dialogue.
• Gestion du stress

Missions :

* Rédaction de courriers, gestion des correspondances et des réclamations des administrés.

Gestionnaire des assemblées :

Gestion administrative des séances :

1. En amont de la réunion

* Etablir et suivre l’ordre du jour provisoire

* Lire chaque rapport et annexes pour corrections orthographiques et les mettre en page

* Etablir les ordres du jour des commissions et envoyer les convocations

* Recenser, relire les résumés et synthèses des rapports

* Constituer des classeurs avec les rapports/délibérations pour les participants aux réunions d’arbitrage

* Réaliser des dossiers papier des commissions pour vice-présidents et cadres référents

* Préparer l’ensemble du processus des assemblées : calendrier, réservation de la salle, centralisation et mise en forme des notes de synthèse, élaboration et gestion des convocations, des présences et des absences.

* Envoyer par voie dématérialisé les éléments aux membres et aux différentes administrations ou organismes.

2. Le jour de la réunion

* Préparer les éléments nécessaires à la Présidence de la séance

* Préparer les éléments nécessaires aux élus rapporteurs

* Préparer les éléments nécessaires aux cadres pour la prise de note

* Préparer la salle

3. Après la réunion

* Etablir les délibérations à faire signer

* Gérer l’affichage obligatoire

* Transmettre au contrôle de légalité et assurer le suivi

* Retranscrire le débat des séances pour établir le procès-verbal de la séance

• * Garantir les procès-verbaux des séances de la réalisation à la diffusion.

* Etablir les registres

Gestion du registre du recueil des actes administratifs

* Etablir le recueil à partir des délibérations et des Procès-verbaux

* Créer le sommaire

* Préparer les registres pour reliure

Gestion des registres des décisions du Président

* Collecter les décisions produites par tous les services)

* Vérifier leur conformité

* Etablir le sommaire des registres

* Préparer les registres pour reliure

Continuité du service

* Assurer les fonctions dévolues aux autres agents de l’équipe afin d’assurer la continuité de service, notamment sur les missions liées à la gestion du courrier et de la documentation.

Secrétariat de Direction :

* Rédaction de courriers, gestion des correspondances et des réclamations des administrés

* Elaboration et mise à jour de tableaux, de documents

* Classement

*Archivage

CONDITIONS D’EXERCICE :

– Travail en bureau

– Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service public

– Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

– Disponibilité

– Travail en binôme

– Présence indispensable du 15 janvier au 20 avril (période budgétaire)

Date limite de candidature : transmettre une lettre de motivation et CV pour le 20 août 2022 au plus tard

Contact et informations complémentaires :

Poste à temps complet CDD de 6 mois. Poste à pourvoir le 05/09/2022

Rémunération : statutaire, adhésion à un comité d’œuvres sociales (loisirs, vacances, familles, autres).

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Madame Virginie VIALAR, Attachée de direction à l’adresse suivante : servicesdirection@valaigo.fr.